1. 1. офис-менеджер относится к категории специалистов делового профиля и подчиняется непосредственно генеральному директору.
1. 2. на должность офис-менеджера назначается лицо с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы или средним образованием и поручается не менее чем двум лицам, имеющим профессиональный опыт или соответствующую специальность (секретарь, служащий, инспектор, помощник и т. д.).
1. 3. назначения и увольнения производятся решением генерального директора по рекомендации генерального директора по персоналу.
1. 4. во время своей деятельности офис-менеджер является
— действующим законодательством Российской Федерации, а также
— Положениями об операционных отделах компании,
— Правилами внутреннего трудового распорядка,
— инструкциями, директивами и распоряжениями компании, а также
— настоящим описанием своей работы.
1. 5 Офис-менеджеры должны обращать внимание на
— Структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и указания по деятельности предприятия, основных партнеров и структурных подразделений его руководителя
— Организация делопроизводства, документооборота, порядок
— порядок и контроль за движением служебных документов,.
— государственные стандарты оформления распорядительных, организационных и контрольных документов
— картотеки, порядок ведения системы первичных документов по личному составу, систему
— организационные устройства и правила использования компьютерной техники; и
— профессиональный этикет, правила профессионального общения, служебное подчинение, правила телефонных переговоров; и
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности;.
1. 6. офис-менеджер должен уметь
— составлять профессиональные письма, приказы, распорядительные документы и вести содержательную часть, вести учет рабочего времени сотрудников, уметь
— редактировать текст, исправлять текст и
— вести деловые переговоры, уметь.
— Использовать средства связи, возможности Интернета, организационную и фотокопировальную технику.
— Работать на компьютерах Windows, Word, Excel и Cotus.
1. 7. во время отсутствия директора офиса его/ее замещает [соответствующее дополнение] или другой сотрудник, назначенный генеральным директором.
2. Основные обязанности
2. 1 ежедневно получает, изучает, регистрирует и передает документы Исполнительному директору в соответствии с программой. Он отбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, представляет отчет Генеральному директору и план принятия решений.
2. 2. ведет ежедневный контроль за переданными деловыми записями документов и сроками исполнения устных распоряжений генерального директора руководителем структурного подразделения.
2. 3. готовит документы по поручению генерального директора и согласовывает планы с начальником подотдела. Подготавливает и оформляет административные и контрольные документы.
2. 4. управляет и контролирует движение документов между офисом и подотделами. Осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами и учреждениями (например, налоговыми службами, инспекциями пожарной безопасности).
Незамедлительно уведомляет генерального директора о любых вопросах, требующих решения 2. 5.
2. 5. ведет делопроизводство, обеспечивает безопасность документов, формирует файлы, передает их на архивное хранение и готовит к уничтожению.
2. 6. ведет учет и соблюдает контрактную документацию. Подготавливает акты об исполнении контрактов по поручению генерального директора.
2. 7. в отсутствие директора осуществляет приемку клиентов в офисе, с последующей передачей дела непосредственно исполнительному директору.
2. 8. ведет учет, проблематизирует вопрос и принимает экспозицию доверенных лиц.
2. 9. ведет ежедневные рабочие листы для сотрудников офиса или лиц, возглавляемых директором, и оформляет командировочные удостоверения.
2. 10. по поручению генерального директора ведет учет персонала, занимается набором и увольнением сотрудников, лицензированием, оформлением больничных листов.
2. 11. присутствует на совещаниях, созываемых генеральным директором, и следит за их соблюдением.
2. 12. обеспечивает распределение, контроль, учет и сохранность команд и приказов.
2. 13. своевременно заменяет канцелярские виды и принадлежности.
2. 14. выполняет отдельные (единовременные) поручения генерального директора по работе компании.
2. 15. офис-менеджер при выполнении своих обязанностей:.
— Соблюдает конфиденциальность информации и
— своевременное выполнение распоряжений администрации, и
— Соблюдать правила и сроки подготовки документов, а также
— Обеспечивать сохранность документов, соблюдать
— Придерживаться соответствующего и содержательного стиля общения с коллегами и клиентами, соблюдать нормы и правила профессионального общения, официальных представлений.
3. Права
Офис-менеджер имеет право 3. 1:.
3. 1. спрашивать начальника отдела деловой информации о подготовке и оформлении документов; 3. 2.
3. 2. требовать от исполнителей рассмотрения документов, если они составлены с нарушением установленных правил, норм и стандартов.
3. 3 Решать самостоятельные вопросы, связанные с незапланированными визитами клиентов, партнеров, других посетителей офиса и телефонными звонками.
3. 4 Давать рекомендации, направленные на оптимизацию документооборота и бюрократии.
3. 5 Требует соблюдения трудовых прав и обязанностей, предусмотренных трудовым договором и законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность
Офис-менеджеры несут персональную ответственность за.
4. 1. нарушение действующего законодательства Российской Федерации при подготовке документов.
4. 2. соблюдение конфиденциальности информации.
4. 3. неиспользование предоставленных прав, нарушение сроков представления документов, их некачественное исполнение, неисполнение обязанностей.
4. 4. нарушение трудового распорядка, производственной дисциплины; 4. 5.
4. 5. несохранность документации и присвоенных материальных ценностей.
4. 6. злоупотребление правом приобретения, использование коммерческой информации в личных целях.
Настоящая должностная инструкция может быть дополнена и изменена приказом генерального директора.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
1. готовит и организует работу офиса.
— Организует проверку офисного оборудования (компьютеров, аппаратов связи, телефонов, принтеров и т.д.), определяет готовность к работе, контролирует гигиену офисного помещения и следит за соблюдением правил пожарной безопасности, гигиены и санитарии и Санитария. Эпидемиологическая безопасность во время работы организации,.
— Обеспечивает офис канцелярскими товарами, расходными материалами и другими запасами, необходимыми для функционирования офиса, обеспечивает хранение, распределение между сотрудниками, эффективное использование вышеуказанных ценностей, а также
— 1. обеспечивает чистоту и порядок в офисе
2. обеспечивает организационную и техническую поддержку административной деятельности руководителя организации
— Получать входящую корреспонденцию для рассмотрения руководителями и передавать ее в структурный отдел или конкретному исполнителю для принятия решения или подготовки ответа для использования в рабочем процессе.
— Получать документы и личные заявления для подписания директором организации
— Подготовить документы и материалы, необходимые для рабочего места руководителя
— Обеспечить рабочее место руководителя необходимым организационным оборудованием и канцелярскими принадлежностями и создать условия, способствующие его эффективной работе
— Обеспечивать своевременное рассмотрение и представление от структурного подразделения и конкретных должностных лиц документов, поступивших на исполнение Проверять правильность оформления и доставки документов руководителю организации и обеспечивать высокое качество их обработки
— организовывать телефонные переговоры с начальником, фиксировать информацию, полученную в его отсутствие, и принимать ее к сведению, отправлять и получать информацию через приемно-передающие устройства (факс, телекс и др.) и телеграммы, своевременно предоставлять ему информацию, полученную по каналам связи
— готовит письма, запросы и другие документы в соответствии с указаниями руководителя, подготавливает ответы автору письма
— готовит распоряжения руководителя и доводит их до сведения работника
— готовит собрания и конференции, организуемые руководителем (собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте проведения, повестке дня и регистрации), контролирует и оформляет протоколы собраний и конференций.
— Контролирует исполнение должностными лицами организации отданных приказов и распоряжений, соблюдение сроков исполнения распоряжений и приказов руководителя проверяемой организации
— Обеспечивает выполнение поручений руководителя организации.
— 2. печатает необходимые для работы служебные материалы или вносит текущую информацию в банк данных под руководством руководителя.
3. ведет служебную документацию.
4. регистрирует и протоколирует входящие и исходящие документы.
5. получает и рассылает электронную почту не менее двух раз в день. Контролирует доставку корреспонденции организации из почтового отделения и доставку корреспонденции организации в почтовое отделение.
6. обеспечивает прием посетителей и способствует немедленному изучению запросов и предложений сотрудников.
7. складывает дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документов учреждения, включая справки сотрудников, и передает документы в архив в установленные сроки
8. обеспечивает сохранность материальных ценностей.
9. консультирует посетителей по вопросам, связанным с предоставляемыми услугами 10. принимает меры по предотвращению и устранению конфликтных ситуаций
10. контролирует имеющиеся недостатки в обслуживании посетителей и информирует их о принятых мерах по их устранению.
11. составляет заказы, договоры поставки и другие соответствующие документы с поставщиками товаров, приобретаемых агентством, и обеспечивает отправку заказов по электронной почте
12. вести учет оказанных услуг и проданных товаров.
13. поддерживает запасы товаров и проверяет минимальные остатки на складе.
14. координирует завершение офисной работы и подготовку к новым рабочим дням. организация работы, закрытие офисного оборудования, освещение и т.д.
15. выполняет служебные обязанности директора и заместителя директора организации.